Şirket Tarafından Nakit Avans Verilen Personelin Yaptıkları

Harcamalarda Kişisel Kredi Kartlarını Kullanarak Avans Mahsubu Gerçekleştirmesi Şirket tarafından yetkileri çerçevesinde nakit avans kullanan kişilerin Şirket adına yapılan alımlarda nakit avans tutarları yerine kişisel kredi kartlarını kullanarak işlem yaptıkları ve bu harcama evrakları ile avans mahsubunu gerçekleştirdikleri görülmüştür.

1 Sıra No’lu Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği’nde yer alan kişilik kavramı; işletmenin sahip veya sahiplerinden, yöneticilerinden, personelinden ve diğer ilgililerden ayrı bir kişiliğe sahip olduğunu ve o işletmenin muhasebe işlemlerinin sadece bu kişilik adına yürütülmesi gerektiğini öngörmektedir.

Bu kavram uyarınca işletme personelinin işletme ile ilgili yapılan alımlarda ödemeleri bireysel kredi kartı ile yapmaları ve bu alımlara ilişkin harcama belgelerini avansların mahsubunda kullanmaları yukarıda yer alan muhasebenin temel kavramlarından kişilik kavramına aykırılık teşkil ettiği açıktır.

Ayrıca, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun 227’nci ve müteakip maddelerinde yer alan ispat edici kâğıtlar ve tevsik zorunluluğuna ilişkin hükümler ile Maliye Bakanlığı tarafından yayımlanan VUK Genel Tebliğleri uyarınca; ticari işlemlere ilişkin tahsilat ve ödemelerin tevsik edilmesi esastır. Şirket adına düzenlenen harcama belgelerinin ödemesinin, Şirket hesapları veya Şirkete ait kurumsal kredi kartları yerine personelin şahsi kredi kartı ile yapılması, işlemi gerçekleştiren ile ödemeyi yapanın farklılaşmasına yol açarak vergi mevzuatı açısından ödemenin tevsiki kuralını zedelemektedir.

Yapılan incelemelerde; Şirket personeline mal ve hizmet alımları için nakit olarak iş avansı verildiği, ancak söz konusu avansların mahsubu amacıyla muhasebe birimine sunulan ödeme belgeleri (fatura, perakende satış fişi, slip) üzerinde yapılan kontrollerde; harcamaların avans olarak verilen nakit ile değil, personelin şahsi kredi kartları ile gerçekleştirildiği tespit edilmiştir. Şirket kasasından işin görülmesi adına nakit çıkışı yapılmasına rağmen, söz konusu alımların nakit ödeme yerine kredi kartı ile yapıldığı ve avans kapama işlemlerinde kredi kartı sliplerinin dayanak belge olarak kullanıldığı görülmüştür.

İdare cevabında özetle; bulgu konusu hususa iştirak ettiğini belirtmiş olup bundan sonraki süreçte bulguda yer alan bilgiler doğrultusunda işlem tesis edeceğini bildirmiştir.

Sonuç olarak; nakit verilen avanslarda gerekli kontrollerin titizlikle yapılmasını sağlayıcı kontrollerin ivedilikle hayata geçirilmesi ayrıca nakit olarak verilen iş avanslarında kişilerin kendilerine ait kredi kartlarını kullanmamalarını sağlayacak tedbirlerin alınması gerekmektedir.