Belediye Şirketine Ait Ambar ve Kayıt Sistemi Bulunmaması, Alımların Doğrudan Kullanım Sahasına Teslim Edilmesi

Aliakent A.Ş.’de taşınır mal yönetimine ilişkin bir kayıt düzeninin kurulmadığı, ambar/ depo bulunmadığı, stok takibinin yapılmadığı görülmüştür.

6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun, Yönetim Kurulu ile ilgili bölümünün “Özen ve bağlılık yükümlülüğü” başlıklı 369’uncu maddesinde, “ Yönetim kurulu üyeleri ve yönetimle görevli üçüncü kişiler, görevlerini tedbirli bir yöneticinin özeniyle yerine getirmek ve şirketin menfaatlerini dürüstlük kurallarına uyarak gözetmek yükümlülüğü altındadırlar.” denilmektedir.

6102 sayılı Kanun’un “Tacir olmanın hükümleri” üst başlıklı 18’inci maddesinde genel olarak her tacirin, ticaretine ait bütün faaliyetlerinde basiretli bir iş adamı gibi hareket etmesi gerektiği belirtilmiştir. Kanun’un 12’nci maddesinde tacirin ne olduğu tanımlanmış, 16’ncı maddesinde ise tüzel kişiler açısından ticari işletmelerin de tacir sayıldığı ifade edilmiştir.

Aynı Kanun’un “A) Defter tutma ve envanter” başlıklı 64’üncü maddesinde, ticari defterlerin şirketin mali durumunu ve faaliyetlerini açık ve düzenli bir şekilde yansıtması gerektiği hüküm altına alınmıştır. Bu çerçevede, etkin bir depolama ve kayıt sisteminin bulunmaması, defter düzeninin sağlıklı biçimde yürütülmediği riskini ortaya çıkarabilecektir.

Kanun’un “Kurucuların, yönetim kurulu üyelerinin, yöneticilerin ve tasfiye memurlarının sorumluluğu” başlıklı 55’inci maddesinde ise, yönetim kurulu üyelerinin kanuna ve esas sözleşmeye aykırı fiillerden doğan zararlardan sorumlu olacakları belirtilmiştir. Bu kapsamda, şirketin iç kontrol ve kayıt sistemini kurmaması veya etkin şekilde işletmemesi nedeniyle zarar oluşması hâlinde, ilgili mevzuat çerçevesinde sorumluluk doğabilecektir.

Şirketin bu kapsamda zorunlu defter ve kayıt düzenini kurmaması, yönetim kurulunun özen yükümlülüğü çerçevesinde gerekli depolama ve stok kontrol sistemini oluşturmaması ve böylelikle mal hareketlerinin izlenmemesi belirtilen mevzuat hükümlerine aykırılık teşkil etmektedir.

Yapılan incelemede, Şirkete ait müstakil bir depolama alanının bulunmadığı, satın alınan mal ve malzemelerin ambara alınmaksızın doğrudan belediye kullanım sahasına teslim edildiği görülmüştür. Bu şekilde belediyenin bir birimi gibi işlem yapıldığı ancak bu kapsamda taşınır giriş ve çıkış kayıtlarının tutulmadığı, anlık stok durumunu gösterebilecek bir kayıt sisteminin oluşturulmadığı ve taşınır hareketlerine ilişkin belge ve defterlerin düzenlenmediği tespit edilmiştir. Söz konusu durum, yapılan harcamaların takip edilmesi imkanını ortadan kaldırmakta, harcamaların kontrolünü ve denetlenmesini engellemektedir.

Kamu idaresi cevabında, bazı malzemelerin doğrudan çalışma sahasına teslim edilmesinin faaliyetin niteliğinden kaynaklanan teknik ve ekonomik bir zorunluluk olduğu, teslim ve kullanımın belgelendirildiği ancak denetim izinin güçlendirilmesi amacıyla stok takip sisteminin geliştirileceği ifade edilmiştir. Bu kapsamda merkezi ambar uygulamasının yaygınlaştırılacağı, saha teslimli stok takip prosedürünün oluşturulacağı ve belge akışı ile elektronik stok kayıt sisteminin tesis edileceği belirtilmiştir.

Bu itibarla, Şirketin belediyeden ayrı bir tüzel kişiliğe sahip olduğu dikkate alınarak, Şirkete ait müstakil bir depolama alanının oluşturulması; taşınır kayıt ve kontrol sisteminin kurulması; bu amaçla tüm mal ve malzeme alımlarında ambar giriş ve çıkış işlemlerinin eksiksiz şekilde kayıt altına alınması ile stok takibini mümkün kılacak bir stok izleme sisteminin hayata geçirilmesi gerekmektedir.